La descomunicación vetusta de las presentaciones visuales

Deja de una vez de contar diapositivas, empieza a contar historias y a conversar con tu audiencia.

Para empezar, quiero dejar claro que no tengo nada contra ninguna herramienta para efectuar presentaciones de apoyo a intervenciones públicas y, segundo, que este artículo no es cuestión de herramientas (Prezi, Canvas, Keynote o Power Point). Me da la sensación de que este post es, en muchas ocasiones descriptivo de un realidad que persiste y se resiste a cambiar. Pero, lo cierto es que el terreno profesional y docente es tremendamente frecuente, aunque en estos ámbitos se reproduzcan defectos semejantes. En el fondo, de lo que voy a tratar es de cómo se utiliza mal una herramienta y de la confusión entre medios y fines.

Precisamente, uno de los problemas es que esas presentaciones de apoyo a intervenciones públicas se han convertido en lo contrario, alterando el orden de preminencia, las intervenciones públicas sirven de apoyo a las presentaciones preparadas. Esta publicación promueve la comunicación como proceso de conversación con tus audiencias a partir de la construcción de relato, de sentido y significado, por lo que lo que vienen son además de descripción de hechos que todos hemos sufrido o padecido, algunas pautas a seguir.

Todos hemos estado allí: atrapados en una sala de reuniones con poca luz, luchando contra el sueño mientras una sucesión interminable de diapositivas llenas de viñetas desfila ante nuestros ojos. Es la tristemente célebre “muerte por PowerPoint”, una experiencia devastadora tan universal en el mundo corporativo que ya se ha convertido en un cliché, en un lugar común, aceptado por los establishments empresariales (incluyendo la especie de crítica post intervención).

Culpamos a la herramienta, al ponente y a todo aquel que se ponga por delante, a la cultura de la empresa y al empedrado. Como admirador de los discursos, siempre pienso que, cuando se usa una presentación o se proyecta un audiovisual, generalmente, quienes desaparecen son el ponente y la comunicación como proceso (que es realmente un diálogo con tu audiencia, no un monólogo). Por eso hay que ser tan cuidadoso con cómo se usan.

Pero ¿y si el problema no fuera el software, sino nuestro enfoque mental, nuestro “aproach”? ¿Y si hemos estado utilizando una de las herramientas de comunicación más extendidas de la forma más equivocada posible? La verdadera solución a las malas presentaciones no es buscar alternativas a PowerPoint, que las hay: Prezi, Canvas, Keynote, ahora Gamma con AI, etc…, sino cambiar radicalmente nuestro objetivo: dejar de contar diapositivas para, de una vez por todas, dejar de contar nuestro rollo y empezar a contar historias y hablar a las personas, a sus problemas, necesidades y expectativas.

El problema no es la herramienta, es el enfoque: el culto a la transparencia, al monólogo y al ego.

Para entender por qué tantas presentaciones fracasan, debemos mirar más allá de los síntomas (diseño pobre, exceso de texto, textos plagados de cortar y pegar, gráficos indescifrables…) y diagnosticar la enfermedad de raíz: nuestra obsesión por usar las diapositivas como meros contenedores de información, en lugar de como catalizadores de significado.

Un segundo problema es la idea antigua, muy antigua que subyace respecto al culto a nosotros mismos y al monólogo público: tengo un tiempo para atribuido para intervenir ante mi audiencia y, por tanto, mi audiencia se tiene que comer lo que yo quiero trasladarle, obsesionados luego con que a la vez sea “rapidito” y “sencillito”.

El tercer problema es la displicencia de tratar de guiar, pastorear a tus públicos para que supuestamente, se lleven todos los efectos del positivo masaje mental que les has propiciado gracias a tu magnificencia.

Y, finalmente, el cuarto problema, que ha surgido más recientemente es la tendencia zen a poner imágenes de cantos rodados de río y palabras inspiradoras, sin acompañar de sustancias psicotrópicas para evasión mental de las audiencias.

La crítica de Edward Tufte: Cuando el formato limita y condiciona el pensamiento

Nadie ha analizado este problema con más agudeza que un estadístico y experto en visualización de datos, Edward Tufte. En su influyente ensayo “El estilo cognitivo de PowerPoint”, Tufte argumenta que el propio formato del software nos empuja hacia un pensamiento superficial. El “estilo cognitivo” predeterminado de en este tipo de presentaciones —caracterizado por listas de viñetas, jerarquías rígidas y una bajísima densidad de información por diapositiva— no solo simplifica en exceso ideas complejas, sino que puede llegar a corromper la calidad de nuestro razonamiento.

Según Tufte, este formato fragmenta la narrativa, rompe las relaciones causales y prioriza la comodidad del presentador por encima de la comprensión de la audiencia. Las diapositivas se convierten en un teleprómpter para el orador, no en una ventana de claridad para el espectador.

Al forzarnos a condensar argumentos complejos en frases cortas, perdemos el contexto, los matices y la profundidad analítica necesaria. En los casos más extremos, como Tufte demostró analizando las presentaciones de la NASA previas al desastre del transbordador Columbia, que esta simplificación puede tener consecuencias catastróficas.

La diferencia esencial: entre contar transparencias (slides) y contar historias

La crítica que hacía Tufte nos lleva al corazón del problema: la confusión fundamental entre presentar información y contar una historia (hacer tu propio. Basándonos en las diferencias clave, podemos trazar una línea clara entre ambos enfoques:

Propósito: Una presentación convencional se centra en la enumeración. Es un vehículo para transportar datos, plantillas, estadísticas y gráficos. Su propósito es, en esencia, “mostrar cosas”. Una historia, por el contrario, se construye en torno a un sentido. Tiene una trama, un argumento y una sucesión de hechos que conducen a un desenlace con un propósito claro. No solo muestra datos, sino que les da un significado. Identificar el objetivo una historia y su estrategia narrativa es la clave de bóveda de una buena intervención pública y la presentación son sus apoyos.

Intencionalidad y función: Las presentaciones buscan principalmente la persuasión a través de la eficacia. Utilizan una función referencial e informativa del lenguaje para convencer. Las historias, en cambio, buscan ser transformadoras. Su intención es conmover, generar emociones y crear una identidad compartida a través de un lenguaje expresivo y emotivo. Ten muy clara la funcionalidad.

Impacto cognitivo y emocional: Las diapositivas llenas de datos y viñetas apelan a nuestro hemisferio izquierdo, el centro de la lógica y la razón. Una historia bien contada se dirige directamente al hemisferio derecho, donde residen las sensaciones, las emociones y la intuición, logrando una conexión mucho más profunda y memorable. Despertar y contagiar emociones es clave en la comunicación y para ello hay que investigar mejor a la audiencia.

Estructura: La construcción de una presentación gráfica es inherentemente lineal y estructurada, ofreciendo un territorio aparentemente seguro y predecible para el emisor. Una historia, sin embargo, tiene una capacidad poliédrica y envolvente. Sigue una estructura arquetípica de principio, nudo y desenlace que es mucho más natural y atractiva para el cerebro humano.

De presentador a narrador: una guía para una comunicación transformadora

El salto de un comunicador eficaz a uno verdaderamente influyente no reside en dominar las animaciones, ni las funcionalidades, ni los colorinchis, sino en adoptar una mentalidad de narrador. No se trata de “diseñar mejores diapositivas”, sino de “construir mejores historias”. Te propongo, para empezar, principios:

Principio #1: Encuentra tu única gran idea

Antes de abrir el programa que uses, pregúntate: ¿Cuál es la única idea transformadora que quiero que mi audiencia se lleve? Una presentación basada en una lista de temas, en una sucesión de datos o un listado de opiniones o criterios, produce confusión. Una historia basada en una única gran idea produce claridad y acción. Todo tu relato, y cada diapositiva, debe girar en torno a este mensaje central, de forma natural, fluida y enlazada.

Principio #2: Pon las diapositivas en su lugar: al servicio de la narrativa

Las diapositivas no son el evento principal; son el telón de fondo. Su función no es ser un documento para ser leído, sino un apoyo visual que amplifique el mensaje hablado. Adopta la regla de “una idea por diapositiva”. Usa imágenes potentes, gráficos simplificados y palabras clave para reforzar la emoción o la claridad de lo que estás contando, no para duplicarlo y tampoco con la tentación de provocar que la audiencia se “inspire” y “evoque”. El protagonista eres tú y tu mensaje, acompañado de tu comunicación verbal y no verbal, no la proyección en la pared. Relato, relato, relato.

Principio #3: Adopta una estructura narrativa. La que sea.

Abandona la formularia, rígida y burocrática estructura de “introducción – puntos clave – conclusión”. En su lugar, estructura tu comunicación como una historia. Un arco narrativo simple (basado en el archiconocido viaje del héroe) pero poderoso es:

1. El contexto actual: Describe el mundo tal y como es, estableciendo un punto de partida común con tu audiencia.

2. El conflicto o desafío: Introduce el problema, la tensión o la oportunidad que rompe ese equilibrio. Aquí es donde captas la atención.

3. La resolución o llamada a la acción: Presenta tu idea como la solución a ese conflicto y muestra el camino a seguir.

Conclusión: deja un legado, no solo diapositivas

En última instancia, PowerPoint, Prezi, Keynote etc… son herramientas neutras. Su poder para iluminar o para aburrir hasta el extremo reside enteramente en las manos de quien la utiliza. Como una sartén, sirven para hacer estupendos platos gastronómicos o para dar un sartenazo en la cabeza. No uses las diapositivas como los borrachos las farolas, para apoyarse, no para iluminarse. Podemos seguir usándola como un bastón, produciendo enumeraciones de datos predecibles y olvidables, o podemos empezar a usarla como un pincel, creando apoyos visuales para historias que conecten, inspiren, creen significado y perduren.

El verdadero salto cualitativo en nuestra capacidad de influencia no vendrá de la próxima actualización de los programas con nuevas funcionalidades, sino de una comprensión más profunda de nuestro rol. No somos presentadores de información; somos constructores de significados. Debemos comprender la importancia y la responsabilidad de nuestra memorabilidad. Y la herramienta más poderosa para ello no es una diapositiva, sino una historia humana bien contada. Es la diferencia entre ser escuchado y ser recordado. Es la diferencia entre persuadir y transformar.